1. شعبة التنسيق والمتابعة

    تتولى هذه الشعبة استلام طلبات الشراء من الجهة المستفيدة، ويتم التأكد من صحتها وعدم نقص بياناتها، وكذلك اعتماد تواقيعها الصحيحة سواء من قبل العميد أم المدير المعني، ثم يتم تحويلها الى الشعبة المسؤولة عن نوعية الطلبات؟ وبعد ذلك تتم متابعة المرحلة التي وصل إليها أمر الشراء، وهو حق لكل موظف له طلب شراء من مختلف أقسام الجامعة كلٌّ في ما يخصه. أما إذا لم يتم قبول الطلب؛ فيتم إشعار القسم بعدم الموافقة حسب الظروف.
    وهذه الشعبة موزعة الى ثلاث وحدات كالتالي:

    • وحدة العمادات والكليات الإنسانية
    • وحدة الكليات العلمية والتقنية
    • وحدة الدوائر الإدارية.
  2. شعبة المشتريات

    استلام الطلبات من قبل شعبة التنسيق والمتابعة، والتأكد من توافر كافة المعلومات المطلوبة لإكمال إجراءات الشراء، ومن ثم القيام بعمل مقارنة للقيم الحقيقة والقيم المقدرة لكل طلب شراء لتحديد مساره: إما أن يتم شراءه بشكل مباشر أو عن طريقة الممارسة، ويتم التواصل مع الموردين لمحاولة الحصول على أكثر من تسعيرة بهدف المقارنة بين التسعيرات من ناحية الجودة، والسعر، وفترة التوريد، ويتم اختيار الأنسب.

  3. شعبة العقود والمناقصات

    وهذه الشعبة تتكون من وحدتين كالتالي:
  • وحدة المناقصات:
    يتم تحويل طلبات الشراء البالغة قيمتها 10,000 دينار بحريني وأكثر، إلى شعبة العقود والمناقصات، وذلك لاتخاذ الإجراءات اللازمة من استيفاء الطلب للمواصفات العامة المطلوبة، وطرحها للبيع عن طريق الإعلان عنها في الصحف الرسمية باللغتين العربية والإنجليزية، وتتم ترسيتها على مقدم أقل الأسعار والمطابق للمواصفات، بعد موافقة مجلس المناقصات والمزايدات، ويتم تحويلها لعمل العقد.
  • وحدة العقود:
  • تتمثل هذه الشعبة في العقود للاتفاقيات التي تخص بصورة، شاملة أو خاصة، دوائر معينة. حيث تكون العقود مقيّدة تحت شروط بين المورّد والجامعة بصورة واضحة لتوريد، أو تأجير، أو تقديم خدمة تعطي احتياج الجامعة من جهة، وما تقوم به أقسام دائرة المشتريات من جهة أخرى.