نشأة دائرة الموجودات

نظرا لاتساع الجامعة، وتضخم أعمالها، والزيادة المضطردة في مبانيها وكلياتها وإداراتها، وتزايد الطاقة الاستيعابية لعدد الطلبة، تم في نوفمبر 2004م إصدار قرار بإنشاء دائرة الموجودات، مواكبة لمتطلبات المرحلة، وتلبية للاحتياجات الناشئة.

الهيكل التنظيمي للدائرة:
تضم الدائرة شعبتين هما:

  1. شعبة الاستلام والتسليم والترميز، وتضم وحدتين هما:
    • وحدة الاستلام والتسليم.
    • وحدة الترميز.
  2. شعبة المخازن والجرد، وتضم وحدتين هما:
    • وحدة المخازن.
    • وحدة الجرد.
اهداف الدائرة:

تلبية احتياجات مختلف الجهات الإدارية والأكاديمية في الجامعة بمتطلباتها المكتبية، ورصد حركة الأصول، وتوثيقها بدقة، وتسهيل إجراءاتها بما لا يخل بالمعايير المتبعة، مستعينين في ذلك بالتقدم التقني في مجال الأنظمة.

اختصاص الدائرة الرئيسي:
استلام، وحفظ، وتخزين، وتسليم، كل ما يخص الجامعة من استهلاكيات وأصول، وترميزها، وجردها، وتوثيقها، وتخرينها، آخذين في الاعتبار توفير الأمن والسلامة، والبيئة الصالحة للموظفين من جهة، وللمواد من جهة أخرى.
  1. معاينة طلبات شراء الأصول المحوَّلة من قبل دائرة المشتريات.
  2. استلام وتسليم الأصول والمواد الاستهلاكية من الموردين ولجهات الطلب في الجامعة.
  3. ترميز الأصول الجديدة في النظام المالي وترقيمها بملصق رقم الموجودات.
  4. تخريد الأصول التالفة والمباعة والمستردة حسب الإجراءات.
  5. حفظ وتخزين الأصول المستبعدة القابلة للتدوير، أو التالفة.
  6. حفظ وتخزين وترميز وترتيب مواد الصيانة والمطبعة والقرطاسية.
  7. صرف المواد الاستهلاكية، وتوصيل المواد المكتبية لطالبيها.
  8. توثيق طلبات النقل والتزويد والاستبعاد وصرف المواد.
  9. متابعة حركة الأصول، وحركة الأصناف المخزنة الراكدة، أو كثيرة التحرك.
  10. الجرد الدوري المخطط، والاستثنائي، لأصول الجامعة، وحسب طلب الجهات المعنية، ورفع التقارير الخاصة بها.
  11. إخلاء طرف المستقيلين والمتقاعدين والمنتهية عقودهم، من الأصول الموثقة بأسمائهم.
  12. التنسيق مع الدوائر الأخرى، كلٌّ فيما يخصه، من تسويات نهاية العام، أو طلبات شراء، أو معاملات ...الخ.
  13. الإشراف على إخراج الأصول والمواد المباعة حسب الإجراءات المتبعة.
  14. تجهيز قوائم الأصول، والمواد الاستهلاكية المستبعدة والموجودة في المخازن، ورفعها لإدارة الجامعة لاتخاذ القرار المناسب بشأنها.
  15. رفع التقارير الدورية للإدارة العليا للجامعة عن مهام وإنجازات الدائرة.
  • تزويد مختلف الجهات الأكاديمية والإدارية بمواد القرطاسية (استمارة صرف مواد قرطاسية).
  • تدوير الأصول المستبعدة القابلة للتدوير(استمارة نقل).
  • ترقيم الأصول الجديدة وإعادة ترقيم الأصول القديمة.
  • معاينة طلبات الشراء للأصول الجديدة (استمارة معاينة طلب شراء).
  • توثيق الأصول (استمارة توثيق الأصول).
  • إخلاء طرف المستقيلين والمتقاعدين (تقرير يطبع من النظام).
  • الجرد حسب طلب الجهة المعنية.
  • تزويد دائرة المباني الصيانة، ودائرة المطبعة، بالمواد الخاصة بهما والمخزّنة في مخازن الدائرة.